Como os Chatbots podem ajudar os criativos a se tornar melhores gerentes

O número de empresas que escolhem adotar políticas de trabalho flexíveis está crescendo rapidamente em todo o mundo. Seja férias ilimitadas, horários flexíveis ou hierarquia plana, todos eles têm como objetivo criar um local de trabalho que tenha as melhores condições para que as pessoas ofereçam resultados em vez de fazê-los comprometer-se a horas de trabalho rígidas ou colocá-las em um local específico.

Embora essas mudanças estejam acontecendo a passos largos, muitas das ferramentas de gerenciamento de suporte que as empresas usam ainda são projetadas para um local de trabalho pós-industrial. Por exemplo, a maioria das agências criativas contam por hora ou projeto, o que significa que elas devem ser rastreadas e relatadas. Mas então, como você concilia um local de trabalho moderno com a necessidade de rastrear horas “como nos velhos tempos”? Não se trata de resultados finais, e não de punção de relógio? Assim, muitas empresas acabam por não acompanhar as horas, optando por perder informações valiosas em vez de causar desconforto à equipe.

Este foi o problema enfrentado pela Impossível, uma empresa de design de produtos conhecida por seu ambiente de trabalho flexível e cultura fluida. Ao longo de alguns anos, sua pequena equipe cresceu em um coletivo de mais de 70 pessoas que abrangeu 3 continentes e fusos horários. Com o crescente número de pessoas, projetos e locais, foi crucial começar a rastrear o que todos estavam trabalhando para manter as coisas sob controle.

Houve algumas tentativas de integrar soluções de rastreamento de tempo, tanto fora das ferramentas de caixa quanto de planilhas simples, no entanto, a empresa encontrou o problema mais abrangente: a adoção . Fazer com que as pessoas realmente adicionem seus dados a qualquer ferramenta que a empresa esteja usando é sempre o maior bloqueio rodoviário. A maioria das soluções de rastreamento existentes são muito exigentes e volumosas: eles pediriam que você pare o que você estiver fazendo, faça logon em um software separado (às vezes com uma autenticação em duas etapas), preencha vários campos e caixas de seleção. As coisas que exigem muito esforço por um resultado muito pequeno simplesmente não tendem a ficar.

Foi o que levou Impossível a criar Nikabot % u200A-% u200Aa Slackbot que faria o controle do tempo de todos, quando eles querem e onde eles querem.

A lógica era simples: Slack era a ferramenta final usada para todas as comunicações dentro da empresa. Então, a solução tinha que estar no Slack, pois era o único lugar onde você poderia integrar uma ferramenta de rastreamento sem causar muita interrupção ao fluxo de trabalho de qualquer pessoa.

Quando Nikabot apareceu no Impossible’s Slack, ela começou a enviar mensagens a todos no time uma vez por dia, fazendo uma única pergunta: “Em que você trabalhou hoje?”. Uma vez que ela coletou as respostas, ela criaria relatórios automáticos por tempo, projeto e pessoa. Seguir o trabalho tornou-se tão fácil quanto conversar com alguém em Slack.

Nikabot se estende para todos por conta própria, então não havia necessidade de lembrar de preencher as folhas de horas mais. O uso diário naturalmente tornava os relatórios mais precisos, já que as pessoas eram mais propensas a se lembrar do que faziam nas últimas 8 horas do que nas últimas duas semanas.

“O bot nos ajudou a superar uma nova camada de conhecimento sobre como trabalhamos e onde o tempo da equipe” diz Guillermo Landín, chefe de Impossible Ventures. “Ao mesmo tempo, Nikabot faz isso de uma forma muito discreta e suave, o que faz as pessoas mais dispostas a usá-lo. É a ferramenta que se ajusta às suas necessidades, e não vice-versa. Ela se aproxima de você no momento escolhido, mas você também pode denunciar o seu trabalho ao longo do dia, se quiser sair mais cedo, por exemplo. Ela também aprende sobre seus padrões de trabalho% u200A-% u200 Se você trabalha nos mesmos projetos por 5 dias seguidos, ela irá perguntar se esse é o plano para os próximos 5 dias e, se positivo, ela irá preencher esses dias para você “.

Após o sucesso interno da Nikabot na Impossible, a empresa lançou-a publicamente, e agora mais de 5000 equipes tentaram Nikabot. “A melhor parte sobre Nikabot é que, para obter resultados, não precisamos fazer nada ativamente”, diz Thomas Strobl, sócio-gerente da WILD , uma das primeiras empresas fora do Impossível a adotar o Nikabot. “Nossa equipe é todos criativos. Nós não temos ninguém fazendo uma gestão pura, e, honestamente, ninguém quer mexer com os negócios. Com Nikabot, podemos acompanhar as coisas sem gastar nenhum tempo sobre isso. São necessários literalmente alguns segundos todos os dias “.

Nikabot não é a única ferramenta que está tentando acompanhar a mudança de dinâmica de trabalho. Uma nova geração de serviços, aplicativos e bots está emergindo para apoiar organizações dinâmicas, não hierárquicas e ágeis. Existem bots que já agendam reuniões, executam stand ups, realizam pesquisas de funcionários e até mesmo louvam os membros da equipe por um bom trabalho. Ainda estamos longe do local de trabalho automatizado apreciado pelos muitos, mas neste momento, muita dificuldade de escritório comum pode ser resolvida com a ajuda de bots. Ter-lhes trabalho a par com os seres humanos pode ser uma maneira de preencher a lacuna entre os valores modernos do local de trabalho e as ferramentas obsoletas no local de trabalho.

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