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El hacer y no hacer de la videoconferencia

Mar 23, 2020 3:29 AM ET

Getty Images/iStockphoto

A medida que más y más lugares de trabajo pasan a ser remotos, estamos aprendiendo a navegar por todos los aspectos del trabajo digital. Las reuniones se están moviendo completamente en línea, lo que significa que estamos asistiendo a muchas videoconferencias. Si no tienes mucha experiencia con las videoconferencias, es posible que te tome un poco acostumbrarte, especialmente cuando todo tu equipo ahora está trabajando de forma remota. Si bien es útil tratarlo como una reunión en persona, también hay algunas cosas más que debes tener en cuenta cuando estás en una videollamada. Aquí hay una guía de los hacer y no hacer de la videoconferencia.

Configura tu espacio

Si puedes, encuentra un lugar privado para tomar la llamada. Si no es así, utilice auriculares para minimizar el ruido de fondo. Si tienes compañeros de cuarto, compañeros o familiares que también están trabajando desde casa (o simplemente se quedan atascados en casa), hazles saber de antemano que estarás en una reunión para minimizar las interrupciones.

Configura tu dispositivo o cámara para que tenga una vista clara y sin obstáculos de ti. No se sente demasiado lejos (o demasiado cerca) de la cámara. Si estás usando una cámara separada, colócala cerca de la pantalla — es mejor poner la cámara a nivel de los ojos, de modo que cuando estés mirando la pantalla, aparezca como si estuvieras mirando a la persona con la que estás hablando.

Asegúrate de que tu cara esté bien iluminada. La iluminación natural y la iluminación lateral funcionan mejor, pero las luces aéreas también funcionarán bien. La retroiluminación a menudo puede hacer que sea difícil de ver; si no puedes cambiar la retroiluminación, intenta poner otra luz delante y a un lado de tu cara.

Limpia el área que te rodea. Abre la cámara de tu portátil o enciende la cámara externa y ve lo que está visible en el fondo antes de la llamada, y comprueba que te sientas cómodo mostrándolo en una videollamada (así que guarda tu ropa y asegúrate de que lo que haya en tus paredes esté apropiado para el trabajo). Ah, y es posible que también desee configurar un fondo virtual, si no tiene tiempo para ordenar su espacio.

Comprueba tu apariencia

Una de las mejores partes de trabajar desde casa es llegar a usar sudaderas y pantalones de sudadera todo el día, pero puede que no sea el movimiento adecuado para una videollamada. Viste cómo lo harías para una reunión en persona, y asegúrate de seguir el código de vestimenta de tu lugar de trabajo. No necesitas hacer nada extra, como maquillarte si no lo usas normalmente, pero es una buena idea presentar una apariencia razonablemente buena.

Lo mejor es evitar patrones o rayas que pueden distraer en la cámara. Usar una camisa blanca o negra brillante puede hacer que la cámara ajuste automáticamente el brillo y haga que sea difícil ver tu cara, así que usa un color menos extremo. Tampoco duele tener una buena postura.

Inicio de la llamada

Es una buena idea probar el software de videoconferencia antes de la llamada, especialmente si nunca lo ha usado antes. Además, asegúrate de tener una conexión Wi-Fi fuerte y de que el dispositivo esté conectado o completamente cargado.

Date unos minutos más antes de la llamada para configurar y, si es posible, inicia sesión en la llamada un poco antes, especialmente si no estás familiarizado con el software que tu host está usando. Una vez que la llamada ha comenzado, compruebe si todos pueden oírse y verse. Una buena manera de hacerlo es haciendo que todos se registren o se presenten.

Saber cuándo apagar el audio y el vídeo

Silencia tu lado de la llamada si no hablas. El micrófono puede captar mucho ruido de fondo, por lo que silenciar permite que otros en la llamada escuchen fácilmente quién está hablando. Además, si necesitas levantarte o moverte o hacer algo más durante la llamada (o si tu niño pequeño de repente hace una aparición), es una buena idea apagar el video para evitar causar distracciones.

Señale cuándo desea hablar

Durante las reuniones en persona, puede sortear las señales visuales para ayudar a encontrar el momento adecuado para hablar. Es mucho más fácil interrumpir accidentalmente una videollamada. Espere unos momentos de silencio antes de hablar en caso de que haya un retraso de sonido.

Si su empresa o equipo va a tener reuniones en línea regulares, es una buena idea decidir sobre un sistema para hacer preguntas, como levantar la mano o usar el chat para hacer una pregunta. Si está dirigiendo la reunión, también es útil llamar a las personas por su nombre.

Habla con claridad y observa lo rápido que hablas (¡y no olvides desactivar el silencio!). Pero hable a su volumen normal, no hay necesidad de gritar, y si lo hace, sus compañeros de trabajo pueden bajar su volumen y luego perderse algo más.

Manténgase enfocado

Esté atento y comprometido durante la llamada. Por tentador que sea, intenta no hacer ningún otro trabajo o leer artículos o enviar correos electrónicos. (No mires tu teléfono y no comas!) Intenta mirar a la cámara cuando hables. Si te miras a ti mismo o a otras personas en la pantalla, puede parecer que estás mirando otra cosa. Cuando no estés hablando, asegúrate de prestar atención a quien esté hablando o compartiendo su pantalla y que estás mirando cualquier material al que necesites hacer referencia. (Una vez más, otros pueden ver dónde estás mirando.)

Si hay una pausa en la conversación porque, por ejemplo, necesita extraer un correo electrónico o hacer referencia a un documento, asegúrese de comunicarlo. Los retrasos o largos períodos de silencio pueden hacer que parezca que has perdido la conexión, así que esto solo mantiene a todos en la misma página.

Ten en cuenta que eres más visible en las videollamadas que en las reuniones sin conexión, ya que puedes ver los primers planos de la cara de todos individualmente en lugar de todo un grupo de personas a la vez. A menudo es útil mantener tu propia cara visible en la pantalla, como un recordatorio de que estás en la cámara, y para que puedas ver lo que otros están viendo.

Compartir la pantalla

Si necesitas compartir la pantalla durante una videollamada, tómate unos segundos para prepararte antes de pulsar ese botón de compartir. Borre su escritorio de cualquier pestaña o programa adicional que pueda tener abierto y asegúrese de que cualquier información privada o confidencial esté oculta.

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Aliya Chaudhry
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Tags:  Spanish, United States, Wire