Cómo mantener sus reuniones de Zoom seguras y protegidas

Mantenga a los ‘Zoombombers’ alejados

¿Es seguro utilizar la aplicación de videoconferencia Zoom? Sí— si sabes cómo configurarlo correctamente.

Primero, algunos antecedentes. Como sabrás, la popularidad de Zoom se ha elevado en los últimos meses a medida que las personas atascadas en casa usan su versión gratuita para mantenerse en contacto con amigos, familiares y compañeros de trabajo. Pero aunque Zoom ya incluía algunos métodos que podrían usarse para proteger las reuniones,esas características podrían ser difíciles de encontrar, especialmente si no había utilizado la aplicación antes. Debido a esto, las reuniones comenzaron a ser interrumpidas por intrusos no deseados que a propósito causarían interrupciones, a menudo de maneras extremadamente desagradables.

No es de extrañar, esto llevó a una reacción considerable, gran parte de ella con respecto a la falta de seguridad para los usuarios. En respuesta, la empresa ha puesto en marcha medidas de seguridad adicionales. Por ejemplo, habilita automáticamente las salas de espera virtuales y las contraseñas de las cuentas en sus niveles gratuitos y peor pagados.

Tener que lidiar con contraseñas y salas de espera virtuales puede hacer que una interfaz un poco menos amigable, pero también significa que es menos probable que alguien que no conoces aparezca en la reunión de tu familia. Así que si estás usando la versión gratuita de Zoom, aquí tienes algunas maneras de mantener tus reuniones seguras.

UTILICE UN ID DE REUNIONES Y UNA CONTRASEÑA ÚNICOS

Zoom ahora está agregando automáticamente contraseñas a las cuentas, y esas contraseñas se pueden incrustar en los enlaces a las salas personales de las personas. Por ejemplo, si vas a tu perfil de Zoom y buscas tu enlace de “reunión instantánea”, verás que contiene tanto tu ID de reunión personal como, justo después, la contraseña de la reunión. Cualquier persona a la que envíes ese enlace podrá acceder inmediatamente a tu reunión sin tener que publicar una contraseña por separado. Por supuesto, publicar ese enlace públicamente negará cualquier seguridad que la contraseña haya proporcionado.

Así que si estás creando una reunión para más de un par de amigos, probablemente sea una buena idea no usar tu ID de reunión habitual y generar una contraseña separada en su lugar. Para ello mediante la interfaz web:

• Desde la página principal de Zoom, haga clic en “Mi cuenta” en el maíz superior derecho

er, y luego haga clic en “Programar una reunión”

• Si lo desea, puede introducir un tema y una descripción de la reunión. Ponga la fecha, la hora y la duración de su reunión. (Si estás en el plan gratuito, tienes 40 minutos.)
• Busque “Meeting ID” y seleccione “Generate Automatically.” Esto generará un identificador único para esa reunión en lugar de usar su identificador de reunión habitual.
• Asegúrese de que la opción “Requerir una contraseña” esté marcada. Zoom generará una contraseña aleatoria, pero también puede crear la suya propia.

• Debajo de eso, asegúrese de que la casilla “Habilitar sala de espera” esté marcada (y es una buena idea no marcar “Habilitar unirse antes del anfitrión” ya que eso permitiría a los participantes pasear en la reunión antes de hacerlo).
• Haga clic en “Guardar”
• Se le llevará a la página de reuniones donde verá todas las opciones para esa reunión. A mitad de camino, puede hacer clic en “Copiar la invitación” para poner toda la información en su búfer para que pueda enviarla a sus participantes. Cuando esté listo, haga clic en el botón azul “Iniciar esta reunión”.

Si utilizas la aplicación Zoom:

• Haga clic en “Programar”
• Se le ofrecerá esencialmente las mismas selecciones que en la aplicación web. Si desea asegurarse de que la sala de espera está habilitada, haga clic en “Opciones avanzadas” en la parte inferior de la página.

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• Haga clic en el botón azul “Programar”
• Se le ofrecerá la oportunidad de poner la reunión en su calendario. Después de eso, serás llevado de vuelta a la ventana principal. La reunión programada será a la derecha; si lo desea, puede hacer clic en los tres puntos a la derecha de su nombre para realizar cambios o copiar la invitación en el búfer para enviarla a sus participantes.

UTILICE LA SALA DE ESPERA VIRTUAL

De igual, o incluso más uso, es la sala de espera virtual. Esto le permite revisar a todos antes de que realmente tengan acceso a la reunión. A continuación, puede dejarlos entrar, o no.

Cuando cada participante haga clic en su enlace, se le pedirá que espere, mientras que recibirá una notificación que le indicará que alguien ha entrado en la sala de espera. Puede admitirlos inmediatamente o hacer clic en “Ver sala de espera”.

Una barra lateral le mostrará a todos los que están esperando para entrar en la reunión; a continuación, puede admitirlos, eliminarlos de la sala de espera (y de cualquier posibilidad de entrar en la reunión), o enviarles un mensaje.

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Tener que aprobar a todos los que quieran unirse podría ser un dolor para tratar, especialmente si usted está esperando a mucha gente, pero se asegurará de que cualquiera que aparezca en su reunión realmente pertenece allí.

BLOQUEAR ABAJO, NO COMPARTIR, KICK ‘EM OUT

Hay otras características de seguridad que puede aprovechar para protegerse a sí mismo y a los demás participantes.

Si sabe exactamente quién pertenece a su reunión, y están todos allí, puede bloquear la reunión haciendo clic en el enlace “Seguridad” en la parte inferior de la pantalla y eligiendo “Bloquear reunión”. Una vez que haces eso, incluso alguien que tiene el ID de reunión y la contraseña no puede entrar.

Usando el mismo menú, también podría ser una buena idea, especialmente si usted está celebrando una reunión con un montón de personas, para desmarcar la selección “Compartir pantalla”. Si por mala suerte a alguien que quiere interrumpir la reunión se le permite compartir su pantalla, puede hacer las cosas extremadamente incómodas para el resto de los participantes. (Si en algún momento, un participante tiene una necesidad legítima de compartir su pantalla, puede volver a habilitar el uso compartido en cualquier momento.)

Si un participante empieza a comportarse mal pero no necesariamente quieres echarlos (o quieres discutir lo que vas a conseguirpara su cumpleaños), puedes volver a ponerlos en la sala de espera. Haga clic en el icono “Administrar participantes” en la parte inferior de la pantalla, encuentre el nombre del participante en el panel lateral resultante y, a continuación, haga clic en “Más” > “Poner en la sala de espera.” El participante ya no tendrá acceso a la reunión; en efecto, volverán a la sala de espera hasta que decidas dejarlos regresar.

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Por supuesto, puede echar a alguien de la reunión por completo usando el mismo menú desplegable y haciendo clic en “Eliminar”. Si eso se hace necesario, por cierto, podría ser una buena idea entonces bloquear la reunión para que no puedan intentar volver a entrar.

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