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Cooperación eficiente entre empresas y bufetes de abogados externos

Feb 17, 2021 3:08 PM ET

Las empresas quieren reducir sus costos para consultores legales externos. En este artículo, analizamos cómo los departamentos internos pueden gestionar los gastos legales con éxito y qué criterios pueden usar para seleccionar abogados bajo demanda. La pandemia corona está causando turbulencias en todo el mundo y ha tenido un impacto masivo en la actividad económica. Por lo tanto, los departamentos jurídicos internos se enfrentan a nuevos desafíos. Por un lado, las empresas están recortando sus presupuestos para los servicios jurídicos y, por otro lado, la complejidad y la cantidad de cuestiones jurídicas está aumentando. Los abogados internos tienen que minimizar sus costos y, al mismo tiempo, reducir la presión laboral sobre sus equipos. Especialmente en tiempos de crisis, los departamentos jurídicos cuestionan su cooperación con bufetes de abogados externos y buscan soluciones flexibles, eficientes y oportunas para cuestiones jurídicas. A continuación, discutiremos los criterios que las empresas podrían utilizar para seleccionar asesores legales externos, cómo la externalización de servicios legales puede ser más rentable y cómo los abogados corporativos y los bufetes de abogados están desarrollando una agenda común. 

Cambios en el lado corporativo

En general, en los últimos años se ha observado un aumento del trabajo jurídico y nuevas cuestiones complejas para los abogados internos. Esto se debe principalmente al crecimiento general de las empresas. Con el fin de hacer frente a esta carga de trabajo adicional, los abogados corporativos confían en la experiencia en profundidad de los bufetes de abogados externos. La pandemia Covid-19 ha demostrado que las empresas están ahora bajo una presión aún mayor para hacer frente a los crecientes riesgos legales y, al mismo tiempo, aumentar su eficiencia. Los requisitos legales complejos también subrayan la necesidad de asesoramiento jurídico. La presión de costos en constante aumento dentro de las empresas requiere una gestión eficaz de los costos al contratar bufetes de abogados externos. Esto significa que los departamentos legales tienen que ofrecer un mayor rendimiento con presupuestos reducidos. Por lo tanto, los bufetes de abogados tienen el desafío de producir soluciones mejores, más rápidas y más baratas a problemas legales complejos. Para lograrlo, los departamentos jurídicos se ven obligados a optimizar constantemente su marco operativo cuando cooperan con bufetes de abogados. Como resultado, los departamentos de compras de grandes empresas han estado más involucrados recientemente en los procesos de cooperación con bufetes de abogados externos. Apoyan al Consejero General en tareas operativas como la selección y compra de servicios jurídicos, así como la posterior gestión de los despachos de abogados encargados. En general, estos procesos se han vuelto más profesionales, a medida que las empresas se han vuelto más exigentes y otorgan gran importancia a una mayor eficiencia. Las mayores expectativas hacia los servicios jurídicos externos son principalmente el resultado del posicionamiento del Consejero General dentro de la empresa. Su papel ha adquirido continuamente importancia, ya que informa directamente a la dirección y es visto como un hombre de negocios con experiencia legal. Además de la evaluación legal, también se espera que tome decisiones económicas. Una de sus numerosas tareas es aumentar la eficiencia del departamento jurídico y al mismo tiempo minimizar los costos de los servicios jurídicos externos.

Criterios de selección despachos de abogados externos

La contratación de servicios jurídicos por parte de las empresas ha cambiado de diversas maneras en los últimos años y probablemente seguirá haciéndolo. En particular, el proceso de selección se ha vuelto más diferenciado y profesional. Las empresas no sólo seleccionan sobre la base de la competencia profesional, referencia, recomendación y reputación, sino que también incluyen muchos otros criterios de servicio en su decisión, tales como habilidades de comunicación, habilidades blandas y el uso de la experiencia en gestión de proyectos. Las empresas conceden gran importancia a la formación continua en estas áreas. Además, esperan que los bufetes de abogados integren sus conocimientos en estas áreas en su trabajo diario mientras colaboran con las empresas con el fin de ofrecer el mejor resultado posible para el cliente.  El uso de nuevas tecnologías, como las herramientas tecnológicas legales, para aumentar la eficiencia también es muy bien recibido por las empresas. Además, es especialmente importante para las empresas que operan internacionalmente que la firma aporta experiencia global y reconoce las conexiones económicas entre varios países. En el contexto de la selección de un bufete de abogados, muchos Consejeros Generales subrayan que el factor de diversidad en términos de diversidad cultural y género, así como la cuestión de las normas éticas, también juegan un papel importante. En general, otros criterios como la creatividad en el contexto de soluciones jurídicas alternativas y la flexibilidad para hacer frente a los problemas a corto plazo también son importantes a la hora de seleccionar el asesoramiento jurídico externo. 

Outsourcing rentable de servicios jurídicos

La pandemia Covid-19 ha aumentado la presión sobre los departamentos jurídicos corporativos para que ofrezcan mandatos externos a costos más bajos manteniendo al mismo tiempo una alta calidad. Además de los criterios de selección explicados anteriormente, el aspecto central de la asignación de mandatos es la remuneración por los servicios jurídicos, ya que los departamentos jurídicos están luchando cada vez más con los recortes presupuestarios, por un lado, y la creciente demanda de experiencia jurídica dentro de la empresa, por otro. Por esta razón, las empresas prefieren cada vez más métodos de remuneración alternativos como las cuotas, las tarifas fijas fijas por proyecto o por mes para el trabajo legal. Estos modelos de facturación proporcionan a las empresas una mayor seguridad de planificación. A menudo, estas ofertas son más favorables que la facturación a través de tarifas por hora. El cálculo preliminar del coste varía en función del volumen de la cesión y se elabora en un diálogo entre la empresa y el bufete de abogados. En muchas empresas, el departamento de compras participa en estas negociaciones de tarifas, la programación de proyectos y la facturación. El departamento de compras también apoya al asesor general en el control de los proyectos y el seguimiento de los costos. Para los bufetes de abogados es importante que las descripciones de las tareas y el volumen del proyecto estén claramente definidos por la empresa con el fin de proporcionar una estimación de costos realista. Esto permite a los asesores legales externos calcular con mayor precisión incluso para mandatos complejos, lo que aumenta la eficiencia general y beneficia a ambas partes.

Gestión de expectativas

Durante la cooperación entre el departamento jurídico interno y el bufete de abogados externo, es importante una agenda común, un intercambio constante y una gestión de expectativas claramente comunicada. Incluso antes del inicio del proyecto, la empresa debe expresar sus ideas sobre el proceso de manejo, los tiempos de reacción y la urgencia de su solicitud y, sobre todo, expresar claramente sus expectativas a los consultores externos. Las personas de contacto y los representantes respectivos también se determinan de antemano para garantizar la transparencia con respecto a las responsabilidades y estructuras organizativas en la empresa, así como en la parte de la empresa.   Durante el proceso de colaboración, la comunicación constante entre las dos partes es importante, Esto se puede asegurar por medio de citas fijas fijas de jour. La comunicación eficaz también incluye actualizaciones continuas sobre la carga de trabajo y el progreso del proyecto. Las empresas también esperan que los abogados externos proporcionen proactivamente a sus clientes información adicional sobre cuestiones legales relevantes más allá del proyecto. Con estas o iniciativas similares, los consultores externos pueden garantizar la cooperación a largo plazo. Una evaluación periódica de la cooperación conduce a un proceso de trabajo más eficiente, que aporta valor añadido tanto a la empresa como a los consultores externos. En conclusión, se puede decir que se proporcionan incentivos para trabajar de la manera más eficiente posible, especialmente en el caso de la remuneración relacionada con el rendimiento o los pagos a plazos por fase de proyecto. 

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