Registro horario digital obligatorio en 2026: su calendario previsto, requisitos y guía práctica para pymes y autónomos

El cambio de la legislación afectará a todas las empresas, independientemente de su tamaño. En Puigverd Assessors lo explican detalladamente

Esta nueva normativa sobre el registro horario digital obligatorio se espera que entre en vigor durante el primer semestre de 2026. Aunque todavía no hay una fecha exacta, la publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE) establecerá el plazo para cumplir con la norma. Es fundamental que las empresas, especialmente las pymes y los trabajadores autónomos, empiecen a prepararse para este cambio legislativo con tiempo suficiente.

El cambio de la legislación afectará a todas las empresas, independientemente de su tamaño, con lo que es importante conocer todos los detalles y requisitos para evitar sanciones por incumplimiento. Para quienes quieran saber más al respecto, en Puigverd Assessors lo explican detalladamente. 

Requisitos del registro horario digital
El registro horario digital deberá realizarse mediante herramientas digitales que cumplan una serie de requisitos establecidos por la normativa. Estos requisitos son fundamentales para garantizar la transparencia y correcta aplicación de la jornada laboral. Los requisitos más destacados son los siguientes:

Digitalización total: a partir de 2026, el registro horario deberá ser completamente digital. Esto elimina el uso de sistemas manuales como las hojas de cálculo o el registro en papel. Es necesario implementar herramientas tecnológicas adecuadas para este registro. Acceso remoto para la Inspección de Trabajo: los sistemas de registro deberán permitir a la Inspección de Trabajo acceder a ellos en tiempo real y de forma remota. Esto garantizará la transparencia y el cumplimiento de la normativa laboral. Identificación individualizada de los trabajadores: cada trabajador deberá identificarse personalmente en el momento de registrar su entrada y salida. Esto se podrá realizar mediante huellas dactilares, tarjetas personalizadas u otros métodos de identificación segura. Inalterabilidad de los datos: los registros digitales no podrán ser modificados sin el consentimiento explícito del trabajador. Esto garantizará que los datos sean fiables y verificables. Conservación de los datos durante 4 años: los datos recogidos deberán ser almacenados y conservados durante un mínimo de cuatro años, de forma que cualquier inspección o auditoría se pueda realizar en cualquier momento.

Estos requisitos no solo buscan garantizar el cumplimiento de la jornada laboral, sino también evitar posibles fraudes en el registro de las horas trabajadas.

Guía práctica para pymes y autónomos
Para adaptarse a esta nueva legislación, las pymes y los trabajadores autónomos deben seguir una serie de pasos para cumplir con la normativa de forma eficiente:

Evaluación de las necesidades: antes de implementar cualquier sistema de registro, es esencial evaluar las necesidades concretas de la empresa. Cada tipo de actividad puede requerir un sistema de registro diferente, por lo que es importante analizar lo que realmente se necesita. Selección de un sistema digital adecuado: es necesario escoger una herramienta digital que cumpla todos los requisitos establecidos por la ley. Existen diferentes opciones disponibles, como aplicaciones móviles, software de gestión laboral o sistemas de registro basados en el uso de maquinaria específica. Formación del personal: una vez escogido el sistema, es necesario formar a todos los trabajadores para que utilicen correctamente la nueva herramienta de registro. La formación será clave para evitar errores y garantizar que todos los trabajadores puedan registrar sus horas de forma correcta y segura. Implementación del sistema de registro: es importante implementar el sistema con suficiente antelación antes de la entrada en vigor de la normativa para asegurarse de que el sistema funciona de forma correcta. Esto incluye pruebas internas y verificación de que todos los datos se registran y conservan adecuadamente. Revisiones y auditorías internas: una vez implementado el sistema, es necesario realizar auditorías internas regulares para verificar que el sistema todavía funciona correctamente y que los datos se registran de forma precisa. Esto también ayudará a detectar posibles fallos antes de que se produzca una inspección.

Es importante recordar que cualquier fallo en la implementación o uso del sistema puede generar sanciones. Por tanto, es fundamental asegurarse de que el sistema de registro horario digital cumpla en todo momento con la legislación vigente.

Consecuencias del incumplimiento de la normativa
El no cumplimiento de la normativa sobre el registro horario digital puede acarrear sanciones económicas significativas para las empresas. Estas sanciones serán impuestas por la Inspección de Trabajo y pueden ser de diversa índole, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Las posibles sanciones incluyen:

Multas económicas: las multas pueden ser considerables y pueden aplicarse de forma gradual, en función del número de trabajadores afectados y de la gravedad de la infracción. Inhabilitación temporal: en algunos casos, la empresa puede ser inhabilitada temporalmente para contratar a nuevos trabajadores, hasta que cumpla con la normativa. Prohibición de operar: en casos muy graves, una empresa puede verse obligada a cesar temporalmente sus actividades hasta que cumpla con los requisitos legales.

Por eso, es crucial que todas las empresas, incluidas las pymes y los trabajadores autónomos, tomen las medidas necesarias para cumplir con esta nueva normativa y evitar sanciones que podrían poner en peligro su actividad económica. El equipo de Puigverd Assessors está a la disposición de todos los interesados, para asesorar y ayudar a implementar el registro horario digital en cualquier negocio.

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